Heb je een subsidie toegewezen gekregen? Gefeliciteerd! Tijd om mooie stappen te zetten. Echter brengt het ontvangen van een subsidie ook een aantal verplichtingen met zich mee, waaronder de verantwoording. Geregeld krijgen we de vraag: ‘Wat betekent het nou eigenlijk als de aanvraag ‘verantwoord moet worden met G1 of G2?’ In dit blog lichten we de G1-verantwoording toe. Ook schreven we een apart blog over de G2-verantwoording.

G1- en G2-verantwoording: wat is het verschil?

Het grootste verschil tussen een G1- en G2-verantwoording is dat wat verantwoord dient te worden. Plat gezegd verantwoord je bij G1-verantwoording de activiteiten en bij een G2-verantwoording de euro’s. Bij G1 laat je zien dat je de projectactiviteiten (die je in je aanvraag hebt gezet) hebt uitgevoerd. Bij G2 laat je daarnaast zien dat je iedere euro die je hebt ontvangen rechtmatig hebt uitgegeven. Als er bij een G1-project geld overblijft, mag je dat aan andere onderwijs-gerelateerde zaken uitgeven; bij een G2-project geef je dat geld terug.

Sommige regelingen kennen bovendien hun eigen verantwoording buiten G1 of G2 om, of kennen aanvullende eisen. Het blijft daarom altijd belangrijk de volledige regeling goed door te nemen.

G1-verantwoording in bulletpoints

Wat moet je precies verantwoorden bij een G1-verantwoording? Hieronder vind je de belangrijkste punten:

• Inhoudelijk activiteitenverslag
• Bewijsmateriaal activiteiten
• Facturen en bonnen

Inhoudelijk activiteitenverslag

Vaak is er voor een project al een disseminatie- of communicatieplan geschreven als onderdeel van de aanvraag. Zo niet, is dat geen probleem, maar dan zorg je ervoor dat je tijd inruimt voor het beschrijven van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. Naast dat het erg leuk is om verslag te doen van hoe tof het is geweest tijdens de activiteiten, is het ook noodzakelijk de feiten te noteren:

• Datum: wanneer vond de activiteit plaats?
• Doorlooptijd: hoe lang duurde de activiteit?
• Aanwezigen: wie waren aanwezig verdeeld over de stakeholders (bijvoorbeeld 6 leerkrachten van het primair onderwijs; 1 beleidsmedewerker van de gemeente, het bestuur van de onderwijsgroep en de directie van de eigen school)?
• Resultaten:wat heeft de activiteit opgeleverd?
• Quote: dit is niet noodzakelijk, maar het is altijd leuk om de mening van 1 of 2 aanwezigen uit te lichten.

Bewijsmateriaal activiteiten

Dat kan je laten zien door bijvoorbeeld activiteitenregistraties voor een hele groep of activiteiten per leerling/docent bij te houden. Vergeet niet af te stemmen met je controller (of wie hier verantwoordelijk voor is bij je eigen school of onderwijsgroep) welke informatie erop gezet dient te worden. Meer hierover lees je in het blog over de G2-verantwoording.
Naast de activiteitenregistratie zorg je dat je eventuele additionele bewijslast bewaart. Denk hierbij aan gebruikte Powerpoint-presentaties, resultaten van projecten, evaluaties die zijn uitgevoerd etc. Foto’s zijn ook een mooie aanvulling, maar zorg er dan wel voor dat deze altijd AVG-proof zijn.

Facturen en bonnen

Tot slot zorg je dat de facturen en bonnen van aangekochte materialen en diensten bewaard blijven. Externen mogen een bewijs van betaling aanleveren. Hoe lang je de gehele verantwoording bewaard hangt van de regeling af. Vaak komt dit neer op 5 á 7 jaar.

Valkuil bij een G1-project

Voor een G2-project komen hier nog een begroting inclusief uitputting bij. We raden je aan deze ook voor een G1-project bij te houden. Dan weet je namelijk als organisatie waar je aan toe bent en houd je grip op de inkomsten en uitgaven. Geld wat overblijft bij een G1-project mag namelijk besteed worden aan andere zaken die buiten het project vallen – en het is toch handig om te weten hoeveel dat dan is. Dit aspect is een grote valkuil die we vaak tegenkomen bij onderwijsorganisaties. Er wordt gedacht: het is een G1-project, dus ik houd dit type informatie niet bij. Bij sommige organisaties wordt er verder niet naar gevraagd en daardoor verdwijnt er geld de lopende begroting in waar ook nog andere wensen van scholen mee vervuld hadden kunnen worden. Dat is écht zonde.

Hulp nodig?

We begrijpen dat een onderwijsorganisatie hectisch is, waarbij de prioriteiten bij de leerlingen moet blijven – en dat is ook nodig. Mocht je denken: “Ik wil de verantwoording voor G1 goed in kaart kunnen brengen en overzicht bewaken!” dan helpen we je graag verder. Wij kunnen ondersteuning bieden bij het opzetten  van je projectadministratie en een systeem om de grip op je project en je administratie te houden en behouden. Zo kun je focus op zowel je project als je leerlingen houden – en wie weet blijft er dan ook nog wat extra subsidiegeld over, waarmee je nóg meer voor je leerlingen kan doen. Meer weten over wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.